Ricoh offre da tempo strumenti completi e all’avanguardia di protezione dei dati aziendali, sia da pericoli esterni che da quelli interni, basati su numerosi software ed utility che possono essere configurati e modificati in modo da adattarsi alla perfezione alle esigenze di qualsiasi cliente.
Il sistema, nel suo complesso, è studiato in maniera particolare per rispondere alle necessità di ambienti che prevedano la stampa in rete dei documenti e nei quali le periferiche siano a disposizione di diversi uffici e dipartimenti, situazioni che generalmente aumentano le problematiche relative alla sicurezza e riservatezza dei dati.
Le numerose utility disponibili permettono ad esempio di non rilasciare la stampa di un documento fin quando il proprietario non sia fisicamente vicino alla periferica ed abbia digitato il codice personale per avviare l’operazione, consentono di non visualizzare file particolarmente sensibili nelle code di stampa o di proteggere l’accesso ai documenti con un set di autorizzazioni sottoposte all’inserimento di una userID e di una password.
I documenti conservati nel disco fisso interno della periferica vengono compressi, criptati e mantenuti in sicurezza anche nel caso manchi l’alimentazione elettrica oppure il disco sia pieno o addirittura si guasti.
Inoltre, il sistema di sovrascrittura dei dati brevettato da Ricoh – certificato ISO 15408 – garantisce i più alti livelli di sicurezza per quanto concerne la cancellazione e quindi l’impossibilità di accedere ai dati presenti sul disco fisso una volta che questi non siano più necessari.
A tutte queste funzionalità si aggiunge oggi un nuovo sistema di protezione, studiato appositamente da Ricoh per soddisfare esigenze particolari di riservatezza quali quelle che possono verificarsi in ambienti sanitari – tipo gli ospedali o gli ambulatori – e in ogni caso in strutture che trattino abitualmente dati sensibili.
Grazie a questa soluzione i multifunzione Ricoh utilizzano carte di prossimità per accedere ai documenti in coda di stampa nella periferica. La nuova funzionalità supera quindi la necessità di inserire codici di accesso per utilizzare i multifunzione adottando invece un sistema simile a quello delle carte magnetiche che abilitano l’accesso alle camere degli alberghi, molto più semplice e sicuro perché non obbliga l’utilizzatore a ricordare userID e password.
Le carte di prossimità vanno semplicemente avvicinate ad un lettore posto sulla periferica che legge i dati contenuti e autorizza l’accesso al multifunzione.
Il software di gestione del processo può essere facilmente installato sul multifunzione utilizzando una scheda Secure Digital o anche da remoto.
La funzionalità di riconoscimento e di accesso tramite carte di prossimità sarà presto disponibile sulle periferiche Ricoh e promette di garantire un’ulteriore semplificazione dei processi di stampa, aumentando al contempo i livelli di sicurezza nella gestione delle informazioni aziendali.